Dokumentenmanagement

Schluss mit Datei-Chaos in der Personalabteilung

Alle Personaldokumente zentral, sicher und strukturiert — an einem Ort.

Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse und alle weiteren Dokumente verwalten Sie ab sofort digital. Mit automatischer Versionierung, feingranularen Zugriffsrechten und GoBD-konformer Archivierung. Nie wieder „Wo liegt die aktuelle Version?"

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Diese Probleme lösen wir.

Typisches Problem

Dokumente auf lokalen Rechnern, in E-Mails und auf USB-Sticks verteilt

Mit JobMatch

Ein zentraler Ort für alle Personaldokumente — immer aktuell, immer erreichbar

Typisches Problem

Wer hat die letzte Version? Welche Datei ist aktuell? Chaos bei Namenskonventionen

Mit JobMatch

Automatische Versionierung — jede Änderung nachvollziehbar, keine Dopplungen

Typisches Problem

Ordner mit Berechtigungen „Alle haben Zugriff" oder gar keine Kontrolle

Mit JobMatch

Feingranulare Rechte pro Ordner, pro Dokument, pro Person — auditierbar

Alles, was professionelles Dokumentenmanagement braucht

Acht Kernfunktionen — durchdacht und aufeinander abgestimmt.

📁

Automatische Ordnerstruktur

Pro Kandidat: Bewerbung, Vertrag, Onboarding, Zeugnisse. Eigene Ordner jederzeit erstellbar.

🔄

Versionierung

Jede Änderung wird als Version gespeichert. Ältere Versionen jederzeit wiederherstellbar — nichts geht verloren.

📋

Vorlagen-Bibliothek

Zentrale Vorlagen für Verträge, Zeugnisse und Abmahnungen. Mit Platzhaltern für automatisches Befüllen.

⬆️

Drag & Drop Upload

Dateien einfach reinziehen. PDF, Word, Excel, Bilder — alle gängigen Formate werden unterstützt.

🔍

Volltextsuche

Durchsuchen Sie alle Dokumente nach Inhalt — nicht nur nach Dateinamen. OCR für gescannte Dokumente inklusive.

🔐

Feingranulare Zugriffsrechte

Wer darf lesen, bearbeiten, löschen? Pro Ordner und Dokument individuell steuerbar.

✅

Freigabe-Workflows

Mehrstufige Genehmigung mit E-Mail-Benachrichtigung. Dokumente zur Freigabe vorlegen — digital statt per Umlaufmappe.

📊

Lückenloser Audit-Trail

Wer hat wann was geöffnet, bearbeitet oder heruntergeladen? GoBD-konforme Protokollierung.

Für alle Ihre Personaldokumente

Unbegrenzter Speicherplatz — keine Limits, keine Zusatzkosten.

📝

Arbeitsverträge

Verträge, Änderungsverträge, Aufhebungsvereinbarungen

Unbegrenzt

🎓

Zeugnisse

Zwischen-, End- und Arbeitszeugnisse

Unbegrenzt

📎

Bewerbungsunterlagen

Lebensläufe, Anschreiben, Zertifikate

Unbegrenzt

🚀

Onboarding-Dokumente

Personalfragebogen, IT-Zugänge, Einarbeitung

Unbegrenzt

Sicherheit und Compliance auf höchstem Niveau

Vier Säulen für den Schutz Ihrer sensiblen Personaldaten.

AES-256

Alle Dokumente verschlüsselt gespeichert — auch im Ruhezustand. Höchster Verschlüsselungsstandard.

Hetzner DE

Speicherung ausschließlich auf deutschen Servern in Nürnberg. Kein US-Cloud, kein AWS, kein Azure.

GoBD

GoBD-konforme Aufbewahrung mit automatischer Löschfrist. Revisionssichere Archivierung.

DSGVO

Lösch-Workflows, Datenexport auf Knopfdruck und Zugriffsprotokollierung. Alles dokumentiert.

Nahtlos integriert in Ihren Workflow

Dokumente aus dem Vertragsgenerator landen automatisch im richtigen Ordner. Unterschriebene Verträge aus der digitalen Unterschrift werden archiviert. Onboarding-Unterlagen werden automatisch dem neuen Mitarbeiter zugeordnet. Alles greift ineinander — ohne manuelles Kopieren oder Verschieben.

Bereit für Ordnung in deinen Dokumenten?

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